First Class pokonało PLL LOT

Biuro podróży First Class zdobyło kontrakt na rezerwację, sprzedaż i dostawę blisko 40 tys. biletów lotniczych na połączenia zagraniczne i krajowe dla 50 jednostek administracji państwowej o wartości 67 mln zł.

Centrum Usług Wspólnych rozpisało nieograniczony przetarg w sierpniu br. Przedmiotem zamówienia była rezerwacja, sprzedaż i dostawy biletów lotniczych na zagraniczne (do 33.559 sztuk) i krajowe przewozy pasażerskie (do 3.710 sztuk) z obowiązkowym ubezpieczeniem podróżnych i ich bagażu dla pracowników jednostek administracji państwowej najwyższego szczebla m.in.: Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, niemal wszystkich ministerstw oraz części urzędów centralnych i wojewódzkich (lista w załączeniu).

Kontrakt z CUW obejmie okres do 31 grudnia 2014 r. (lub do wyczerpania kwot zawartych w umowie, zgłoszonych przez dane jednostki administracji państwowej). 24 września br. First Class S.A. wygrało postępowanie z łączną oceną 99,26 punktów, na 100 możliwych, oferując po konkurencyjnej cenie (uwzględniającą realne koszty obsługi zamówienia) i największą w Polsce liczbę linii lotniczych dostępnych w narzędziu on-line, bo 636 (przy minimum 300 wymaganych przez CUW).

Spółka zależna od IBSN S.A. pokonała pięciu konkurentów, ale Polskie Linie Lotnicze LOT S.A. oraz eSKY.pl. S.A., zgodnie z przysługującymi im uprawnieniami, złożyły odwołania od decyzji CUW. Krajowa Izba Odwoławcza przy Urzędzie Zamówień Publicznych oddaliła oba odwołania oraz odrzuciła ofertę PLL LOT S.A., jako że jej złożenie stanowiło czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (oferent zaproponował 0,01 zł opłaty transakcyjnej za wystawienie biletu), nakazując ponowne rozpatrzenie ofert First Class S.A. i eSKY.pl. S.A. (wyrok KIO został zaskarżony do Sądu Okręgowego w Warszawie przez p. Jacka Sadowy, Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, którego zdaniem powtórna ocena nie miała uzasadnienia w przepisach prawa).

CUW po powtórnej weryfikacji ofert przyznał First Class S.A. maksymalną liczbę 100 punktów, potwierdzając tym samym poprzedni werdykt. - Zwycięstwo nie byłoby możliwe bez dużych inwestycji, jakich dokonaliśmy w nowy panel rezerwacyjno-komunikacyjny, który umożliwia obsługę naszych klientów korporacyjnych, w tym z sektora publicznego przy niespotykanej na polskim rynku liczbie funkcji za bardzo atrakcyjną dla nich cenę - mówi Krzysztof Mówka, prezes First Class S.A.

- Ideą tego przetargu była optymalizacja kosztów zakupu biletów lotniczych dla jednostek administracji państwowej. Cieszę się, że odrzucono zupełnie nierealną ofertę, bo jest to potwierdzenie cywilizowania się zasad na rynku zamówień publicznych. Jednocześnie CUW decydując się na naszą ofertę, a nie eSKY.pl zaoszczędzi przynajmniej 860 tys. zł, otrzymując w zamian usługę na najwyższym światowym poziomie - dodaje prezes Krzysztof Mówka.

Umowa First Class S.A. z CUW może być zawarta w terminie nie krótszym niż 10 dni od przesłania informacji, czyli po 10 grudnia br. (do tego czasu pozostali oferenci mogą składać protesty, jednak nowe odwołanie musiałoby być oparte na podstawach innych niż te, które już raz zostały oddalone).

Zgodnie z umową z CUW First Class S.A. będzie musiało dostarczyć każdej z jednostek obsługiwanych przez CUW narzędzie online w języku polskim, umożliwiające m.in.: wyszukiwanie interesujących ich połączeń lotniczych, dokonywanie i anulowanie rezerwacji biletów lotniczych, dokonywanie zmian terminu, miejsca i klasy podróży, a także danych pasażera oraz weryfikowanie propozycji wykonawcy (firma zobowiązana jest do zaproponowania optymalnego połączenia oraz na żądanie, co najmniej dwóch połączeń alternatywnych: o najkrótszym możliwym łącznym czasie podróży i jak najmniejszej liczbie międzylądowań oraz przesiadek i najtańszego połączenia z uwzględnieniem obniżenia standardu lotu).

First Class S.A. ma też zapewnić telefoniczną obsługę podróżnych (Call Center) 24h na dobę, siedem dni w tygodniu. First Class S.A. zaproponowało CUW 16,95 zł opłaty transakcyjnej za wystawienie jednego biletu. - Jesteśmy przygotowani do obsługi tego kontraktu - od lat mamy do tego niezbędną infrastrukturę, z której korzysta ponad 500 klientów korporacyjnych. Z myślą m.in. o tym przetargu przygotowaliśmy - przy wsparciu funduszy Unii Europejskiej - platformę Business Travel Manager, unikatowy na polskim rynku, panel rezerwacyjno-komunikacyjny zapewniający obecnie dostęp do oferty 638 linii lotniczych, i optymalny, komfortowy i bezpieczny wyjazd służbowy dla pracowników urzędów i firm - mówi Krzysztof Mówka, prezes First Class S.A.

Prace nad platformą Business Travel Manager trwały przez ostatnie półtora roku. Koszt jej przygotowania i wdrożenia wyniósł łącznie 1,6 mln zł, przy czym biuro podróży ze środków własnych wyłożyło 0,82 mln zł. Projekt First Class S.A. uzyskał współfinansowanie ze środków Unii Europejskiej z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka, Działanie 8.2 Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B) umożliwia klientom korporacyjnym m.in. wyszukiwanie i rezerwację: biletów lotniczych i kolejowych, miejsc noclegowych w hotelach, wynajem samochodów (w tym po stawkach negocjowanych indywidualnie na rzecz poszczególnych klientów), a także dokonanie wyboru i zakupu niezbędnych pakietów ubezpieczeń turystycznych. Osoby odpowiedzialne w firmie za organizowanie i nadzór nad podróżami służbowymi mogą dzięki tej aplikacji: monitorować stan dokonanych rezerwacji, wykonywać operacje na poszczególnych zamówieniach (poprzez podgląd i pobieranie wystawionych faktur VAT, dokumentów, np. wzorów umów, aneksów, historii zamówień), generować raporty o zrealizowanych usługach w oparciu o indywidualne kryteria (np.: dla centrów kosztów, w podziale na departamenty, działy, regiony sprzedaży).

Zarządzanie podróżami służbowymi ułatwia też system powiadomień o rezerwacjach (za pomocą sms, e-maila) oraz moduł, dzięki któremu BTM może przekazywać informację, gdzie się znajduje (w jakim hotelu nocuje) i kiedy wraca podróżujący pracownik. First Class S.A. szczególną uwagę przywiązuje przy tym do bezpieczeństwa danych. Platforma BTM ma oryginalny interfejs administracyjny - klienci mają dostęp do niej wyłącznie po wpisaniu właściwego loginu i hasła. Proponowane rozwiązanie przewiduje ograniczony dostęp pracowników na niższym szczeblu oraz pełny dla managerów oraz kadry zarządzającej. Operacje potwierdzane są zaawansowanym podpisem elektronicznym.