Warsztaty "Hotele versus meeting plannerzy" już za nami

Na początku października 2010 roku podczas targów WorldHotel odbyły się warsztaty pod nazwą "Hotele versus meeting plannerzy. Współpraca gwarancją sukcesu". Organizatorami wydarzenia był portal MeetingPlanner.pl oraz Event Managers Club zrzeszający organizatorów i zleceniodawców eventów z całej Polski.

Spotkanie skierowanie było do organizatorów spotkań firmowych oraz przedstawicieli hoteli odpowiedzialnych za obsługę wydarzeń. Celem warsztatów było polepszenie współpracy, wzajemnej komunikacji i poznanie wzajemnych potrzeb. Wydarzenie było doskonałą okazją, nie tylko do nawiązania nowych kontaktów, ale również zidentyfikowania problemów, które pojawiają się na linii działania hotel - meeting planner.

Warsztaty utrzymane były w konwencji fast date - każdy uczestnik ze strony hotelu miał możliwość 15-minutowego spotkania ze zleceniodawcą korporacyjnym lub przedstawicielem agencji eventowej.

Piotr Cieślak, dyrektor zarządzający portalu MeetingPlanner.pl, stwierdził - Nasz portal jest platformą współpracy pomiędzy zleceniodawcami a usługodawcami rynku spotkań. Ale nie zapominamy, że świat wirtualny musi służyć światu rzeczywistemu. Stąd pomysł na formułę spotkania sprzyjającą nawiązywaniu bezpośrednich kontaktów. To nowoczesna konwencja, którą chcemy kontynuować w przyszłości. Choć niewątpliwie bardziej skomplikowana pod względem organizacyjnym niż standardowe spotkania, daje za to bardziej satysfakcjonujące i konkretne efekty.

Pierwsza cześć dyskusji panelowej poświęcona była tematowi Sezonowości w hotelach, która dotyczy nie tylko miesięcy, ale również i dni. Pojęcie to odnosi się również do rytmu pracy w korporacjach, w których w czasie luźniejszych miesięcy meeting plannerzy mają więcej czasu na zapoznanie się z ofertami hoteli. Ze strony organizatorów wydarzeń pojawiły się głosy dotyczące uzależnienia od wymagań klientów docelowych czy sponsorów projektów.

Kolejnym punktem była dyskusja dotycząca - Polityki cenowej hoteli. Meeting plannerzy zwracali uwagę również na problemy związane ze zbyt małą elastycznością hoteli w zakresie negocjowania cen zawartych w pakietach, zbytnią standardowość pakietów konferencyjnych, brak przejrzystości ofert i ukrywanie rzeczywistych kosztów przez stronę hotelową. Meeeting Plannerzy oczekują od hoteli również zagwarantowania lepszych warunków cenowych, gdyż agencja może powrócić do hotelu z nowym zleceniem, częściej niż inny klient.

W części dotyczącej - Usprawnienia współpracy hotel - meeting planner pojawiły się sugestie, głównie ze strony organizatorów wydarzeń, które dotyczyły polepszenia komunikacji. Jak się okazało meeting plannerzy oczekują od hotelu: oferty będącej odpowiedzią na zapytanie, indywidualnej opieki klienta, otrzymywania ofert w podobnym formacie. Wśród poruszanych problemów była kwestia zbyt dużego skomplikowania umów i długość procedur.

Podsumowując etap dyskusji, Piotr Cieślak stwierdził, że najważniejszymi cechami udanej współpracy na linii meeting planner - hotel wydają się wzajemne zaufanie i dobra komunikacja. - Poprzez takie spotkania jak dzisiejsze chcemy łączyć i poznawać obie strony - powiedział.

W trakcie warsztatów uczestnicy wrzucali do specjalnej "Skrzyni pomysłów" propozycje dotyczące usprawnienia współpracy na linii hotel - meeting planner. Wśród najciekawszych propozycji znalazły się: zwiększenie promocji oferty hotelowej w Internecie; zgromadzenie, w jednym miejscu na portalu, danych dotyczących dostępności hoteli w określonym terminie i zarazem spełniających wymagania meeting plannerów; wypracowanie, w toku wzajemnej dyskusji, listy przydatnych obu stronom informacji, wraz niezbędnymi uzasadnieniami.

Formuła fast date spotkała się z dużym zainteresowaniem uczestników. Organizatorzy wybierając konwencję spotkań indywidualnych, wzbogaconą dyskusją panelową starali się wyjść naprzeciw potrzebom branży, która świetnie odnalazła się w tej nowoczesnej formule.