Sposób na tańszą podróż służbową

Polscy przedsiębiorcy coraz częściej wyjeżdżają służbowo poza granicę kraju. Według danych Instytutu Turystyki w pierwszym półroczu 2006 roku, Polacy odbyli 550 tys. zagranicznych podróży służbowych, co daje 21% wszystkich podróży zagranicznych Polaków.

Nawet kilkudniowe podróże stanowią poważne obciążenie dla firmy. Dlatego też planując wyjazd, należy pomyśleć na czym można zaoszczędzić. Najłatwiej na transporcie i noclegach, gdyż stanowią one aż 80% kosztów podróży służbowej.

W przypadku podróży lotniczych, warto korzystać z tanich linii lotniczych. Obecnie oferują one loty praktycznie do każdego państwa Europy w cenie zazwyczaj nie wyższej niż kilkaset złotych.

Jednak należy sprawdzić jak daleko od miasta docelowego znajduje się lotnisko. Samoloty tanich linii często lądują na lotniskach położonych daleko od centrum. Mediolańskie Bergamo położone jest od centrum miasta o 40 km, londyńskie Luton o prawie 50 km, a port Skavsta leży 100 km od Sztokholmu. Czasami koszt dojazdu do miasta jest wyższy od oszczędności związanych z kupieniem taniego biletu lotniczego.

Przy kupowaniu biletów tradycyjnych przewoźników, warto zamówić je z kilkutygodniowym wyprzedzeniem. Wówczas jest szansa na otrzymanie niższej ceny. Maciej Ogieniewski, dyrektor biura Business Travel & Entertainment z Łodzi radzi - W przypadku wyjazdów krótkoterminowych w środku tygodnia dobrym rozwiązaniem jest zakup dwóch biletów z tzw. opcją sunday rule, a więc z powrotem po weekendzie, którego nigdy jednak nie wykorzystamy. Czasem kosztuje to nawet o 50% mniej niż jeden bilet w dwie strony z wylotem jednego dnia i powrotem już nazajutrz albo dzień później.

Coraz częściej tradycyjni przewoźnicy oferują też atrakcyjne ceny biletów w jedną stronę. Samoloty tych linii lądują na centralnych lotniskach, a dodatkowo oferują na pokładach posiłki i napoje.

British Airways obecnie promuje nową klasę business. Za 1200 zł pasażer leci do Londynu w komfortowych warunkach oraz za darmo korzysta na lotnisku Heathrow z supernowoczesnych poczekalni biznesowych, które wyposażone są między innymi w gabinety odnowy, bufety i internet.

W przypadku noclegu, najlepszym rozwiązaniem jest rezerwacja przez specjalne witryny internetowe, które oferują nawet kilkudziesięcioprocentowe upusty w najlepszych hotelach. Do najpopularniejszych należą: www.expedia.com, www.bookings.com, www.hotelclub.com i www.ratestogo.com.

Atrakcyjne oferty cenowe nie obejmują jednak noclegów podczas trwania najpopularniejszych konferencji i targów. W takim przypadku rezerwacje należy dokonywać pół roku wcześniej. Można wybrać też noclegi w kwaterach prywatnych. Maciej Ogieniewski przyznaje - W największych centrach targowych np. w Niemczech na kwaterze prywatnej ze śniadaniem można wygodnie nocować nawet o 40-50% taniej niż w najzwyklejszym hotelu. Są to naprawdę bardzo wygodne miejsca noclegowe, najczęściej położone blisko terenów targowych, o standardzie hotelowym.

Jest to dobre rozwiązanie dla przedsiębiorców, którzy planują dłuższy pobyt w jednym mieście. Adresy kwater można znaleźć na internetowych stronach największych imprez targowych oraz w serwisach miejskich.

Podczas planowania wyjazdu służbowego, trzeba pamiętać, że na całkowity koszt wyjazdu składa się przelot, nocleg, ale też czas poświęcony na dojazdy i poszukiwanie drogi do hotelu.

Właśnie z tego powodu czasami warto zastanowić się nad zleceniem organizacji podróży biuru, które specjalizuje się w wyjazdach służbowych. Anna Inglot, menedżer krakowskiego biura podróży Fregata Travel zaznacza - Wykwalifikowany personel biura ma wgląd w ceny poszczególnych środków transportu czy noclegu i dzięki temu może optymalnie dostosować ofertę podróży do wymagań klienta. Mając kilka systemów rezerwacji hoteli, możemy także zarezerwować hotel odpowiedniej kategorii i blisko miejsca spotkania.

Często biuro podróży ma również przyznane dodatkowe zniżki od linii lotniczych i sieci hotelowych, dzięki czemu oferują wyjazdy w cenach niedostępnych dla klienta indywidualnego.

Oczywiście biuro podróży pobiera opłaty za świadczone uslugi. Dlatego każda firma powinna indywidualnie zastanowić się czy ważniejsze są dla niej koszty, czy też brak kłopotów z organizacją podróży służbowych.