Business Travel Purchasing - już druga edycja

Jak generować oszczędności przy kupowaniu usług business travel i jak poprawnie konstruować zapytania ofertowe? Odpowiedzi na te i inne pytania mogli poznać uczestnicy drugiej edycji spotkania Business Travel Purchasing, zorganizowanego przez portal Travel Bidder. Wydarzenie, w którym udział wzięli organizatorzy business i incentive travel oraz przedstawiciele przedsiębiorstw, dokonujący zakupów tych usług, odbyło się 24 października 2012 roku w siedzibie Polskich Linii Lotniczych LOT w Warszawie.

Celem serii spotkań pod szyldem Business Travel Purchasing jest dzielenie się wiedzą ekspercką z zakresu zakupu usług business i incentive travel oraz przybliżenie oferty doświadczonych organizatorów w tej branży przedstawicielom Działów Zakupów dużych przedsiębiorstw. Event był również okazją do nawiązania nowych kontaktów między organizatorami a kupującymi.

Spotkanie rozpoczęło się od niezwykle interesującej prezentacji Magdaleny Czyż - Sales Director w firmie Carlson Wagonlit Travel (CWT) - która, bazując na wynikach badań firmy CWT, przybliżyła gościom możliwości generowania oszczędności przy zakupach usług business travel. Udowadniała, iż kwestie związane z poszukiwaniem najniższej opłaty serwisowej wcale nie muszą być źródłem największych oszczędności. Co więcej, ogólnie przyjęte przekonanie o tym, iż zakup bezpośredni to najlepszy sposób na oszczędność okazało się być nieprawdziwe w wielu aspektach. Osłabienie siły negocjacyjnej, niskie wykorzystanie preferowanych dostawców czy brak kontroli i informacji to tylko niektóre z nich. - Odpowiednie zarządzanie podróżami gwarantuje nawet do 20% oszczędności - podkreślała przedstawicielka CWT.

Wykład Magdaleny Czyż zakończył się warsztatem i długą dyskusją na temat tego, czy jest możliwe oszczędzanie w podróżach incentive. Uczestnicy podzieleni na trzy zespoły wypracowywali najważniejsze sposoby oszczędzania przy organizacji tego typu wyjazdów. Wspólnie wyciągnięte przez organizatorów i przedstawicieli działów zakupów to m.in: produkcja programu na miejscu, elastyczność wielkości grupy czy wykorzystanie czarterów. Przede wszystkim jednak podstawą do generowania oszczędności okazał się być dobry regulamin wyjazdu, określenie celów na samym początku tworzenia programu oraz dobra współpraca z wybranym partnerem - organizatorem incentive.

Kolejny temat i dyskusję poprowadził Cezary Wilemajtys z United Partners, który poruszał zagadnienia związane z zapytaniami ofertowymi. Klienci często wysyłają zapytania ofertowe, kiedy poszukuję jedynie informacji, na podstawie których chcą np. planować budżet przedsięwzięcia. Aby uniknąć zakładania niepotrzebnych rezerwacji przez oferentów, można wysłać zapytanie o informację (RFI - request for information). Uczestnicy zwrócili również uwagę na problemy z wyceną oferty, jakie pojawiają się w wyniku wysłania tego samego zapytania do wielu agencji jednocześnie. - Istnieje ryzyko otrzymania ofert droższych poprzez chwilowo zwiększony popyt na określoną usługę - podsumował Cezary WIlemajtys. Uczestnicy w trakcie dyskusji doszli do wniosku, iż złożenie zapytań do maksymalnie trzech agencji jest dobrym zabezpieczeniem przed wzrostem ceny oferty.

Polskie Linie Lotnicze LOT, które były partnerem drugiej edycji wydarzenia Business Travel Purchasing, zaprezentowały swoją ofertę przelotów pierwszym w Europie Boeingiem 787 Dreamliner. Z uwagi na wykonanie z lekkiego materiału odrzutowiec spala mniej paliwa, jest bardziej ekonomiczny. Wysoka jakość wykończenia oraz bezpośrednie połączenie sprawią również, iż przeloty na długich trasach, na których będzie latał Dreamliner - m.in. do Chicago, Nowego Jorku, Pekinu i Tokio - będą bardziej komfortowe.

Uczestnicy Business Travel Purchasing wyrazili swoje zadowolenie z udziału w konferencji. Idea spotkań z interesującymi oferentami oraz nawiązania znajomości z przedstawicielami tych firm i ich ofertą przypadła do gustu reprezentantom przedsiębiorstw. - Bardzo rzeczowe spotkanie, bez zbędnego przedłużania czasu. Kompetentna pomoc organizatorów w znalezieniu oferenta - podsumowała spotkanie Małgorzata Pilarczyk, Michelin-Polska SA.

Jak podsumował Piotr Cieślak, Dyrektor Strategiczny Travel Bidder : "Spotkanie oceniamy jako duży sukces. Dostaliśmy sporo sygnałów od uczestników, że wysoki poziom merytoryczny i skład uczestników sprawiły, że spotkanie było bardzo efektywne. Na pewno będziemy kontynuować ten cykl, kolejne spotkanie planujemy zorganizować na początku lutego 2013 w Warszawie."