Jak będzie wyglądał przemysł spotkań w 2018?

Jakie trendy i zjawiska będą dominujące w przemyśle spotkań w ciągu najbliższych dwunastu miesięcy? Zagadnienie to rozwija dr Krzysztof Celuch, prezentując opracowanie "Trendy 2018 - Wiedza, Produkt, Motywacja, Wpływ"

Jak wynika z analizy światowych tendencji w przemyśle spotkań kluczowe w 2018 roku będzie dziesięć zjawisk.

1. Związek doświadczenia z lokalizacją
   
2. Transparentne budżetowanie spotkań
   
3. Nowe strategie stowarzyszeń
   
4. Biznes i wypoczynek
   
5. Potrzeba wpływu
   
6. Fokus na uczestnika
   
7. Zmiana narzędzi i stylu pracy
   
8. Wzrost inwestycji w obiekty 4-, 5-gwiazdkowe i unikatowe
   
9. Najważniejsze jest "Dlaczego"
   
10. Zbieżność działań organizacji publicznych i prywatnych firm

Związek doświadczenia z lokalizacją wiąże się z dwoma aspektami - budowaniem zaangażowania, a w konsekwencji przeżyć, w połączeniu z angażowanie lokalnych społeczności. Kluczowe jest jak najmocniejsze angażowanie uczestników danego projektu, które pozwoli, aby autentyczne doświadczenie zmieniało ich rolę w bohatera, odkrywcę czy tropiciela.

Transparentne budżetowanie spotkań dotyczy wszystkich interesariuszy danego projektu - dostawców, planistów, organizatorów itd. Każdy z nich jest zobowiązany do optymalizowania budżetu, co w efekcie przynosi długofalowe korzyści wszystkim zaangażowanym stronom. Sytuacja gospodarcza oraz dojrzałość rynku zmierza do współpracy na zasadach partnerskich oraz otwartości w negocjacjach i ustaleniach finansowych.

Nowe strategie stowarzyszeń wynikają z faktu, że organizacje tego typu stają przed trudnym wyzwaniem, co wynika z tendencji do malejącej potrzeby zrzeszania się. Z jednej strony następuje konsolidacja tego typu organizacji, z drugiej muszą one budować ofertę, aby zatrzymać zrzeszonych członków i przyciągać nowych. Muszą otwierać się na nowe inicjatywy i działania, do których z pewnością można zaliczyć różnego rodzaju wydarzenia,

Biznes i wypoczynek, czyli tzw. bleisure to zadecydowanie powrót do łączenia wyjazdów biznesowych z wypoczynkiem, co dotyczy także optymalizacji kosztów i czasu. Organizatorzy powinni przygotować ofertę wydłużania pobytu delegatom, albo nawet wybierać na miejsce spotkań obiekty z listy atrakcji, które koniecznie trzeba zobaczyć czy odwiedzić.

Potrzeba wpływu - w projektowaniu wydarzeń nacisk położony zostanie na znaczenie wyników i chęć wywierania wpływu, aby coś zmienić. Wspólny cel i chęć jego osiągnięcia łączy ludzi, którzy chcą być częścią rozwiązania, a nie tylko dyskusji. Jest to kolejne zjawisko, które odnieść należy do społecznej odpowiedzialnością biznesu.

Fokus na uczestnika i koncentracja na jakości doświadczenia i zwiększeniu satysfakcji łączy się z potrzebą budowania jego zaangażowania. Skracanie długości spotkań, ale wzrost budżetu przewidzianego na jednego gościa wydarzenia ma przyczynić się do na intensyfikacji jego doznań i jeszcze bardziej wpłynąć na wyraźnie już dostrzegalną potrzebę spotykania się.

Zmiana narzędzi i stylu pracy wynika przede wszystkim z rozwoju nowych technologii i ich wpływu zarówno na proces przygotowania spotkania, jak i jego realizację zmierzającą do budowania wspomnianego zaangażowania. Oznacza to zmianę formuły spotkań oraz na poziomie operacyjnym konieczność dostosowania się zespołów realizujących wydarzenia do nowych realiów i oczekiwań. Niejednokrotnie stanowić to będzie duże wyzwanie.

Wzrost inwestycji w obiekty 4-, 5-gwiazdkowe i unikatowe oznacza wzrost liczby obiektów hotelowych o wysokim i bardzo wysokim standardzie oraz niestandardowych. Wzrost podaży takich miejsc nie oznacza jednak spadku cen. Przeciwnie, prognozowany jest wzrost kosztów hotelowych, ale także modyfikacja trybu współpracy z klientami korporacyjnymi i organizatorami wydarzeń, odchodząca od pakietowanych usług w kierunki indywidualnych negocjacji.

Najważniejsze jest "dlaczego" to kolejny trend związany bezpośrednio z zaangażowaniem uczestnika. Kluczowa jest odpowiedź, jaką organizator udzieli potencjalnemu uczestnikowi na pytanie "po co". Świadomość celów wszystkich stron zaangażowanych w spotkanie, a następnie stworzenie jak najlepszych warunków i znalezienie odpowiednich środków, aby te cele osiągnąć, to najważniejsze zadanie.

Zbieżność działań organizacji publicznych i prywatnych firm związana jest przede wszystkim z dążeniem do - wspomnianej już - optymalizacji budżetu, ale oznacza także konieczność przedefiniowania dotychczasowej wspólnej oferty. Organizatorzy międzynarodowych spotkań oczekują zróżnicowanych programów i usług, których oferta wpływa na wybór miejsca docelowego.

Dokument Trendy 2018 - Wiedza, Produkt, Motywacja, Wpływ jest efektem analizy prognoz i raportów różnych branż, obserwacji rynku, uczestnictwa w konferencjach i kongresach dotyczących bezpośrednio przemysłu spotkań, jak i dziedzin, które na tę branżę mają wpływ. Znajomość trendów, pozwala nie tylko mieć lepsze rozeznanie w branży, ale przede wszystkim tak konstruować swoją ofertę biznesową i prowadzić działania, aby uzyskiwały one przewagę konkurencyjną - mówi Krzysztof Celuch, autor raportu, prezes firmy Celuch Consulting, pełnomocnik rektora ds. współpracy z biznesem w Akademii Finansów i Biznesu Vistula.