Darmowy przewodnik po RODO dla hotelarzy

Rynek hotelarski w Polsce rozwija się dynamicznie, jednak jak każda branża musi mierzyć się z nowymi wyzwaniami.

Hotelarze, w momencie wejścia w życie przepisów rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), tj. RODO stanęli przed wyzwaniem dostosowania procedur w swoich obiektach do przepisów z zakresu ochrony danych osobowych. Czy pierwsze półtora roku po wejściu w życie RODO pokazuje, że branża nadal ma sporo do zrobienia? Publikacja przygotowana przez Kolmers Legal przedstawia omówienie najważniejszych aspektów ochrony danych osobowych w hotelarstwie.

Kiedy w lipcu 2019 roku świat hotelarski obiegła wiadomość, że brytyjski odpowiednik Urzędu Ochrony Danych Osobowych chce nałożyć ponad 99 milionów funtów kary za naruszenie RODO na spółkę Marriott International Inc. za ujawnienie wrażliwych danych 339 milionów gości, wiele osób odpowiedzialnych za zarządzanie hotelami oczekiwało na rozwój wydarzeń. Decyzja dotycząca tej kary nie jest bowiem ostateczna i zostanie podjęta w momencie, gdy sieć i zaangażowane organy nadzorcze innych państw członkowskich przedstawią swoje oświadczenia. Co istotne, do tej pory poza Marriotem, jedynie rumuński World Trade Center Bucharest SA otrzymał karę w wysokości 15.000,00 EUR za wyciek danych gości hotelu.

Pierwszy rok obowiązywania w Polsce przepisów RODO pokazuje, że - niestety - nadal istnieje pewna grupa hoteli, które ograniczyły się jedynie do wprowadzenia dość szablonowych klauzul informacyjnych przy recepcjach lub delikatnie zmodyfikowały polityki prywatności na stronach internetowych, pozostawiając niezmienione klauzule informacyjne lub ignorując je całkowicie. Problemy kadrowe powodują także sytuacje pozostawiania bez nadzoru recepcji hotelowej przy jednoczesnym braku zabezpieczenia danych osobowych, brak realizacji obowiązku informacyjnego względem gości czy pomijanie prowadzenia rejestru czynności przetwarzania danych osobowych. W natłoku codziennych obowiązków, przy coraz bardziej wymagającym kliencie, konkurencji, a także nastawieniu na wysoką konwersję z marketingu, przedsiębiorca działający w branży hotelarskiej nie zawsze jest w stanie przeprowadzić proces wdrożenia RODO całościowo i rzetelnie.

Aby ułatwić dostosowanie do wymogów ochrony danych osobowych i zainspirować do działania Kancelaria KOLMERS Legal przygotowała publikację: "RODO - przewodnik dla branży hotelarskiej". Publikacja (e-book) jest przeznaczona dla przedsiębiorców działających w branży hotelarskiej, którzy nie wdrożyli jeszcze przepisów z zakresu ochrony danych osobowych, jak również dla tych, którzy chcieliby zrewidować swoje dotychczasowe działania. Celem publikacji jest przedstawienie w zwięzły sposób, jak zgodnie z prawem przetwarzać dane osobowe prowadząc hotel czy pensjonat, jakie podstawy prawne będą miały zastosowanie w konkretnych przypadkach, jakie obowiązki spoczywają na hotelu jako administratorze danych osobowych.

W publikacji przedstawiono zasady i podstawy przetwarzania danych osobowych przez hotel, informacje o najważniejszych zapisach, które powinny się znaleźć w polityce bezpieczeństwa czy umowie powierzenia, przykładowe formuły z klauzul informacyjnych czy porady dotyczące marketingu w hotelu.

Obserwując rynek hotelarski - nie tylko w Polsce, ale i na świecie nasuwa się spostrzeżenie, że pojedyncze hotele, ale czasem też i mniejsze sieci oczekują na rozwój wydarzeń i wstrzymują się z inwestycją w ochronę danych osobowych do czasu wszczęcia kontroli przez UODO lub otrzymania pierwszych roszczeń ze strony niezadowolonych klientów. Każdego dnia wzrasta świadomość społeczna w zakresie przysługujących praw w zakresie RODO, a niektóre uchybienia niestety rzucają się w oczy nawet laikowi, nie mówiąc o profesjonalistach. Cieszy natomiast fakt, że największe firmy dostarczające - chociażby - usługi i systemy do rezerwacji noclegów, tworzące strony internetowe dla branży, czy zewnętrzni inspektorzy hotelowi i audytorzy coraz częściej zwracają uwagę swoim klientom na problem i zachęcają do zajęcia się kwestią ochrony danych. Wydaje się, że po boomie w maju 2018 roku temat nieco przycichł, spodziewam się jednak jego "spektakularnego" powrotu po nałożeniu pierwszej kary na polski hotel. - komentuje autorka publikacji, specjalistka z zakresu prawa ochrony danych osobowych, prawnik w kancelarii Kolmers Legal, radca prawny Ilona Świderska-Ćwik.

Publikacja "RODO - przewodnik dla branży hotelarskiej" jest darmowa i dostępna do pobrania tutaj