Jak technologia pomaga zaoszczędzić czas organizatorom wydarzeń?

Deadline'y, asap'y, chroniczny brak czasu, walka z czasem... który event manager tego nie zna.

Życie w niedoczasie to codzienność każdego organizatora wydarzeń. Nikogo przekonywać chyba nie trzeba do korzystania z narzędzi, które pozwalają zaoszczędzić choć kilka bezcennych chwil. Chociaż tyle, by starczyło na poranną kawę. A jeżeli istnieje narzędzie pozwalające oszczędzić nawet kilka godzin?

Poszukiwanie obiektu na konferencję, czy innego rodzaju wydarzenie, to zazwyczaj długotrwały i żmudny proces. Jednakże konieczny - właściwie dobrany obiekt to połowa sukcesu. Druga połowa to czynnik ludzki.

Równolegle z rozwojem branży eventowej w Polsce zaczęły pojawiać się systemy usprawniające wyszukiwanie obiektu. Przyjęła się również nazwa: wyszukiwarka obiektów. Celem tego typu serwisów jest budowanie baz hoteli, centrów kongresowych, restauracji, klubów
oraz alternatywnych miejsc eventowych - profesjonalnej platformy, gdzie w jednym miejscu i bez potrzeby odwiedzania setek stron www znaleźć można dokładnie to, czego się szuka.

Taka praktyka to z pewnością ogromne ułatwienie dla organizatorów - wszystkie obiekty w jednym miejscu. Profesjonalnie zaprojektowana wyszukiwarka podpowiada jak najwygodniej znaleźć obiekt i jakie kryteria należy wybrać, np.: województwo lub miasto, położenie - nad morzem, jeziorem czy w lesie, standard obiektu, jego wielkość, ustawienia sal konferencyjnych czy dodatkowe atrakcje.

Wśród tego typu narzędzi wymienić można m.in.: www.miejscakonferencyjne.pl, www.konferencje.pl, www.e-konferencje.pl, www.konferencyjne-obiekty.pl, www.confero.pl, www.mojekonferencje.pl. Naprawdę jest w czym wybierać.

Jednak organizatorzy często napotykają przeszkodę - z pozoru drobną, która jednak potrafi spowolnić cały proces. Oferta obiektu okazuje się zbyt ogólna, w związku z czym organizator na własną rękę uzupełnia brakujące informacje, kontaktując się bezpośrednio z hotelem
czy centrum kongresowym. Po wysłaniu zapytania do wybranych obiektów do organizatora spływają oferty, często niepełne, przygotowane według różnych wzorców, przez co uciążliwe do porównania.

W kontekście porównywania warto także wspomnieć o porównywarkach cen hoteli, wśród których wymienić należy: www.trivago.pl, czy www.hotelscombined.pl. Rozwiązanie niezwykle przydatne, gdy szybko chcemy skonfrontować ceny za pokój oferowane przez portale rezerwacji jak www.booking.com czy www.hrs.com.

W ostatnim czasie na rynku pojawiło się wiele innowacyjnych narzędzi dla organizatorów wydarzeń. Wśród nich jest również platforma zakupu usług konferencyjno-eventowych - meeting.pl, dająca możliwość nie tylko porównania ofert obiektów, ale również zakupu uszytej
na miarę, wybranej oferty. Autorski algorytm, na którym oparty został system meeting.pl daje niespotykane dotąd na polskim rynku możliwości. Narzędzie łączy cechy wyszukiwarki obiektu, porównywarki cen z portalem rezerwacyjnym. Organizator w krótkim czasie może wygenerować zapytanie, w łatwy sposób porównać otrzymane oferty, a następnie zakupić tę, która spełnia jego wymagania. Specjalnie zaprojektowana aplikacja pozwala organizatorom wydarzeń jednocześnie i bez omyłkowo prowadzić wiele projektów, pozwalając znacznie zaoszczędzić czas
i co najważniejsze - budżet.

Przydatność i łatwość obsługi platformy meeting.pl potwierdza m.in. Kamila Kierzek, Marketing Programs Manager, Schneider Electric. "W mojej pracy system stał się już podstawą. To niespotykana dotąd oszczędność czasu. Samodzielnie mogę prowadzić równolegle nawet kilkanaście procesów. Otrzymaliśmy możliwość wyboru jednej z dwudziestu, a nawet trzydziestu ofert. Wcześniej wysyłaliśmy zapytania do maksymalnie siedmiu obiektów, ponieważ analiza odpowiedzi - każdej w innej formie - zajmowała długie godziny. Ponadto, z tego co widzę, w systemie cały czas pojawiają się nowe obiekty. Szczegółowy opis pozwala mi dokładnie zapoznać się z ich ofertą jeszcze przed wysłaniem zapytań. System oferuje także szereg praktycznych raportów, doskonałych nie tylko do analiz, ale także dla audytu. Dzięki temu mogę dokładniej zadbać o pozostałe szczegóły wydarzenia." - dodała.

Mówiąc o technologicznych nowinkach konferencyjnych nie możemy pominąć też różnego rodzaju oprogramowania, z którego korzystać można on-line. Na popularności zyskują narzędzia do rejestracji i obsługi uczestników spotkań jak Syskonf, Conrego czy Konfeo. Tego typu systemy oferują funkcjonalności niezbędne podczas organizacji eventu jak: rejestracja uczestników on-line, płatności on-line, prowadzenie serwisu internetowego, czy wysyłka mailingów.

Istnieją również aplikacje dla uczestników konferencji, zaprojektowane na urządzenia mobilne, które ułatwiają organizatorom stałą komunikację z gośćmi, a tym drugim pozwalają mieć pod ręką wszelkie niezbędne informacje i śledzić ewentualne zmiany w programie czy na liście prelegentów. Oprogramowanie tego typu dostarcza np. Conventica.

Z pewnością warto jest poszukiwać rozwiązań, które ułatwią nam pracę i pozwolą zaoszczędzić cenne minuty i godziny. Technologia jest naszym sprzymierzeńcem i ma naprawdę nieograniczone możliwości. Szkoda byłoby z nich nie skorzystać.