Kiedy workation może się stać pułapką?

Choć moda na workation w Polsce słabnie, łączenie obowiązków zawodowych z wyjazdem za granicę wciąż generuje istotne pytania o rozliczenia z fiskusem i ZUS. Z danych HRK wynika, że ten model pracy planuje już tylko 15,6% specjalistów, jednak w praktyce co czwarty z nich nie odcina się całkowicie od zadań firmowych podczas urlopu. Krótki, wakacyjny wyjazd z laptopem nie zmienia automatycznie rezydencji podatkowej, ale dłuższy pobyt wymaga już ścisłych ustaleń z pracodawcą i dopełnienia formalności.

Praca zdalna z zagranicy brzmi niezwykle atrakcyjnie, jednak z punktu widzenia prawa i księgowości wymaga weryfikacji kilku nakładających się na siebie czynników.

Nie ma jednego, określonego sposobu rozliczania osób wykonujących pracę za granicą. Na ocenę sposobu rozliczenia z ZUS i fiskusem wpływ ma wiele czynników. O tym, gdzie ostatecznie powinny trafić podatki oraz składki ZUS, decyduje m.in. długość pobytu za granicą, status rezydencji podatkowej oraz charakter wykonywanych zadań - wyjaśnia Monika Piątkowska, doradca podatkowy e-pity.

Tradycyjny, jedno- lub dwutygodniowy wyjazd, podczas którego zajrzymy do służbowej skrzynki, co do zasady nie niesie za sobą istotnego ryzyka podatkowego. Sytuacja zmienia się jednak przy pobytach długoterminowych.

Kluczowa bariera 183 dni i rezydencja podatkowa

O tym, w którym kraju pracownik powinien rozliczyć swój dochód, decyduje miejsce jego zamieszkania dla celów podatkowych. Zgodnie z art. 3 ustawy o PIT, dla zasad rozliczania podatku kluczowe jest posiadanie miejsca zamieszkania w Polsce. Osoby mieszkające w Polsce są polskimi rezydentami i powinny odprowadzać podatek dochodowy w naszym kraju. A rezydentem podatkowym jest osoba, która posiada w Polsce centrum interesów osobistych lub gospodarczych lub przebywa w Polsce dłużej niż 183 dni w roku podatkowym - tłumaczy Piątkowska.

Zatem osoba mieszkająca za granicą i wykonująca tam pracę zdalnie powinna, co do zasady, podatek dochodowy płacić w tym kraju, w którym mieszka i pracuje. - Kluczowe staje się też precyzyjne przeanalizowanie zapisów umów międzynarodowych o unikaniu podwójnego opodatkowania, jakie Polska podpisała z krajem tymczasowego pobytu pracownika - dodaje doradca podatkowy z e-pity.

Okazjonalna praca zdalna do 24 dni

Kodeks pracy wskazuje, że praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, czyli potocznie zwana pracą zdalną.

Przepisy wskazują, że praca zdalna może być wykonywana w sposób okazjonalny. Jest wtedy udzielana w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym, na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. Polskie prawo nie przewiduje żadnych ograniczeń co do tego, czy miejsce pracy zdalnej okazjonalnej może być zlokalizowane za granicą, nawet poza terytorium UE. Wystarczające będzie zatem ustalenie z pracownikiem zasad wykonywania pracy zdalnej okazjonalnej z zagranicy - wyjaśnia ekspertka.

Jeżeli jednak pobyt ma trwać dłużej - na przykład dwa lub trzy miesiące - mamy do czynienia ze zwykłą pracą zdalną. Choć przy pobycie krótszym niż 183 dni w roku nie dojdzie do automatycznej zmiany rezydencji podatkowej, to po stronie pracodawcy mogą pojawić się obowiązki natury ubezpieczeniowej.

Choć przy okazjonalnej pracy zdalnej nie ma obowiązku uzyskania zaświadczenia A1, warto pracownika w taki dokument wyposażyć. Zaświadczenie to potwierdza, że w okresie pracy za granicą właściwe jest ustawodawstwo polskie, a więc składki powinny być opłacane w Polsce. Trzeba jednak pamiętać, że A1 dotyczy pracy w UE, EOG i Szwajcarii przy wyjazdach poza ten obszar o właściwym systemie ubezpieczeń decyduje umowa dwustronna z danym krajem, o ile taka istnieje - wyjaśnia Monika Piątkowska.

Niezależnie od długości i celu podróży, osoby uzyskujące przychody w warunkach międzynarodowych muszą pamiętać o prawidłowym ujęciu ich w rocznym zeznaniu podatkowym.