Do delegacji muszą być załączone dokumenty potwierdzające poniesione wydatki

Aby rozliczyć podróż służbową nie wystarczy już sama delegacja. Pracownik musi do niej dołączyć dokumenty, które potwierdzają poniesione wydatki, w tym także przejazd. Wyjątek stanowią jedynie diety i wydatki objęte ryczałtami.

Od 1 stycznia bieżącego roku istnieje obowiązek udokumentowania wydatków w krajowych podróżach służbowych. Mówi o tym nowy paragraf 8a ust. 3 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności, które przysługują pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (DzU nr 236, poz. 1990 ze zm.).

Nowa regulacja odnosi się tylko do sfery budżetowej, ale stosuje ją także wielu pracodawców prywatnych.

Paragraf 8a ust. 3 rozporządzenia mówi, że do rozliczenia podróży służbowej "pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki". Dokumenty, które potwierdzają wydatki poniesione w podróży służbowej nie muszą być wyłącznie rachunkami w dosłownym tego słowa znaczeniu. Pracownik może załączyć bilet jako dowód przejazdu środkiem transportu, wskazanym przez pracodawcę w delegacji służbowej.

Dosłowne potraktowanie zapisu § 8a ust. 3 rozporządzenia mogłoby prowadzić do wniosku, że dokumentami potwierdzającymi wydatki z wyjątkiem diet i wydatków objętych ryczałtami są wyłącznie rachunki, gdyż po słowie "dokumenty" wpisano słowo "(rachunki)". Jednak spowodowałoby to wykluczenie wszystkich innych możliwych dokumentów, jako dowodów poniesienia kosztów, w tym także faktur VAT. Obecnie większość firm oraz podmiotów działających na rynku jest podatnikami VAT i musi wystawiać faktury.

Paragraf 8a ust. 3 rozporządzenia został wprowadzony, aby rozliczać podróże służbowe na podstawie pełnej dokumentacji wszystkich wydatków oprócz diet i wydatków objętych ryczałtami. Przepis nakazuje dołączenie dokumentów potwierdzających poszczególne wydatki oraz złożenia przez pracownika oświadczenia o poniesionym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania, jeśli uzyskanie dokumentu nie było możliwe. Oznacza to, że oświadczenie zastępuje dokument potwierdzający wydatek i jest traktowane jako dokument w rozliczaniu podróży służbowej. Potwierdza to tezę o możliwości potwierdzania wydatków różnymi dokumentami.

Oświadczenie pracownika, gdzie napisze, że zgubił bilet może być wystarczającym dowodem potwierdzającym wydatek. Paragraf 8a ust. 3 rozporządzenia przewiduje, że oświadczenie może być złożone tylko, gdy uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe. Oznacza to, że zgubienie biletu nie może być wytłumaczeniem braku dokumentu. Jednak stosując wykładnię funkcjonalną i obowiązującą w prawie pracy zasadę uprzywilejowania pracownika oraz nieprzerzucania na niego kosztów podróży służbowej, należy uznać, że oświadczenie o zagubieniu jest dowodem poniesienia wydatków i pracownik powinien otrzymać zwrot kosztów przejazdu według cennika PKP, uwzględniającego ulgę, jeżeli do takiej pracownik ma prawo (§ 5 ust. 2 rozporządzenia).

Jednak pracownik nie może składać oświadczeń w celu uzyskania zwrotu za przejazd według cennika PKP, jeżeli samowolnie zmienił środek transportu, określony przez pracodawcę. W takim przypadku nie należy mu się zwrot kosztów przejazdu. W tej sytuacji nie ma znaczenia wykładnia funkcjonalna art. 8a ust. 3 zd. 2 rozporządzenia, ani też zasada uprzywilejowania pracownika, czy reguła nieprzerzucania na pracownika kosztów podróży służbowej. Przede wszystkim dlatego, że pracownik świadomie postąpił wbrew poleceniu pracodawcy. Poza tym jego oświadczenie, stwierdzające zagubienie biletu będzie nieprawdziwe.

Dlatego też, pracodawca może zwrócić koszty przejazdu na podstawie oświadczenia pracownika, tylko wówczas, gdy zmiana środka transportu nastąpiła z uzasadnionych przyczyn, np. odwołania pociągu, co uniemożliwiłoby dotarcie na miejsce w koniecznym terminie.

Możliwe jest dokumentowanie przejazdu kopią biletu oraz otrzymanie zwrotu kosztów na tej podstawie. Paragraf 8a ust. 3 rozporządzenia nie wprowadza obowiązku dołączania oryginałów dokumentów.