Jak przygotować się do targów?

Jesień jest okresem, w którym branża może odpocząć po ciężkim sezonie. Mniejszy ruch w biurach, czy hotelach jest także okazją do podtrzymywania kontaktów z dotychczasowymi kontrahentami, znalezienia nowych czy zaprezentowania przyszłorocznej oferty klientom.

Jedną z metod nawiązywania nowych kontaktów biznesowych jest udział w targach branżowych. Wprawdzie współczesna technologia daje nam wiele innych narzędzi, które można wykorzystać w tym celu, jednak zwłaszcza w branży turystycznej ciężko zastąpić bezpośredni kontakt. Wielu właścicieli czy pracowników przyzna, że mając do wyboru kilku kontrahentów oferujących zbliżone warunki finansowe często wybieramy takich, których po prostu poznaliśmy. Właśnie targi są miejscem, w którym można nawiązać nić sympatii i porozumienia, która potem może zaowocować kontraktami, bądź użytecznymi kontaktami branżowymi. W sytuacjach awaryjnych, które także regularnie zdarzają się w turystyce, często kontakt osobiste są bezcenne i dzięki nim dostajemy niezbędny kredyt zaufania.

Aby jednak udział w targach był owocny nie wystarczy tylko zaszczycić imprezy swoją obecnością. Należy się dobrze przygotować. Będąc gościem rozmaitych imprez targowych widzieliśmy niejedno stoisko, na którym nie działo się praktycznie nic. Ot, ktoś tam sobie siedział przy rozłożonych folderach obserwując jedynie przechodzących ludzi. Szczerze mówiąc taka strategia nie ma wielkich szans na powodzenie, gdyż wielu odwiedzających targi sprawia wrażenie, że przyszli na spacer, a nie spotkać się z innymi. Co zatem robić, żeby nasz udział w targach nie okazał się niewypałem?

Bardzo istotne jest zaplanowanie całego przedsięwzięcia. Nie da się ukryć, że udział w imprezie wystawienniczej wiąże się z pewnymi kosztami, których nie da się i których nie warto przesadnie uniknąć. Właśnie dlatego warto zawczasu zastanowić się czego tak naprawdę oczekujemy po udziale w targach?"Udział w targach należy traktować jako strategię, do której trzeba się skrupulatnie przygotować. Konsekwentna realizacja planów pozwoli nam osiągnąć założone wcześniej cele. Kiedy powinniśmy planować udział w targach? Najlepiej dzień po zakończeniu wydarzenia targowego. Najlepiej jeśli od razu podsumujemy co zrobiliśmy dobrze, co nie wyszło tak jakbyśmy chcieli. Dzięki temu nie umknie nam żaden szczegół" - radzi Renata Hille, specjalista ds. marketingu w Międzynarodowych Targach Poznańskich.

"Na początku musimy ustalić do kogo chcemy dotrzeć na targach, Czy mamy na myśli klienta biznesowego czy indywidualnego. Od tego zależy jakie materiały zabierzemy na targi. Dopiero wtedy określany cel i staramy się do niego dążyć" - dodaje Renata Hille.

"Lata doświadczenia w branży wystawienniczej pokazują, że imprezy wystawiennicze to nadal ważne narzędzie marketingowe, ale żeby je efektywnie wykorzystać należy się do nich solidnie przygotować. Nie wystarczy sama obecność na targach. Praca zaczyna się już na długo przed wydarzeniem i trwa także po jego zakończeniu. Niezbędny jest tu wysiłek zarówno po stronie wystawcy, jak i organizatora targów" - komentuje Andrzej Kozłowski, prezes spółki MT Targi Polska. "Pierwszy etap przygotowań obejmuje zaplanowanie stoiska pod względem wielkości powierzchni, a także projektu, który będzie spójny z marką i prezentowaną ofertą. Liczy się przede wszystkim pomysł, który nie zawsze musi być bardzo kosztowny. Warto zastanowić się, czym stoisko może się wyróżnić. Powinno ono zaciekawić i przyciągnąć klienta" - dodaje.

Jak przekonuje Renata Hille, nie warto zostawiać przygotowań na ostatnią chwilę. " Działania na ostatnią chwilę obierają nam możliwość długofalowego budowania marki. Planujemy nie tylko udział w targach, ale układamy strategię obecności w mediach branżowych. Informujemy swoich obecnych i przyszłych klientów zarówno przez reklamy, newslettery, czy indywidualnie podczas wcześniejszych spotkań. Podczas targów możemy pomyśleć o wykupieniu dodatkowych banerów lub innych niekonwencjonalnych metod, które zwrócą uwagę klientów na nasze stoisko" - przestrzega.

Istotny jest także wybór ludzi, którzy będą nas reprezentować na targach. Z całą pewnością nie może być to ktoś, kto będzie biernie siedział na stoisku. "Musimy ustalić, kto będzie obecny na stoisku, Jakie będzie miał kompetencję, na jakie rozmowy będzie przygotowany (B2B, B2C). Czy taka osoba będzie umiała konkretnie odpowiedzieć na pytania klientów, czy raczej niekoniecznie. Zadbajmy o estetykę stoisko, wyróżniajmy się od innych" - radzi Renata Hille.

"W trakcie trwania targów kluczowe jest odpowiednie dobranie osób, które będą pracowały na stoisku. Powinni to być pracownicy, którzy lubią kontakt z ludźmi, są otwarci na rozmowy i z uśmiechem podejdą do każdego, kto się zainteresuje ofertą. Dobry sprzedawca, bo tacy na targach powinni się znajdować, sam będzie aktywnie wychodził do klienta. Niedopuszczalne jest, aby stoisko pozostawało puste. Wtedy można mieć pewność, że czas i pieniądze zainwestowane w targi zostaną zmarnowane" - dodaje Andrzej Kozłowski.

Istotne są także działania marketingowe podejmowane zarówno przed, jak i w trakcie targów. Często można liczyć także na wsparcie marketingowe organizatora. "Jako organizator proponujemy także pakiet usług promocyjnych. Oferujemy wsparcie marketingowe i PR, pomagamy również dobrać odpowiednie usługi. Nasi specjaliści są w stanie podpowiedzieć, które z nich przyniosą wystawcy najlepsze efekty. Znajdują się tu zarówno takie działania jak wysyłanie newsletterów, czy umieszczanie informacji na naszej stronie. W wielu magazynach i na portalach pojawiają się zapowiedzi targów. Prowadzimy systematyczne działania PR, dzięki którym na bieżąco informujemy branżę o planowanych wydarzeniach. Oprócz odpłatnych form promocji udostępniamy wystawcom szereg bezpłatnych narzędzi. Prowadzimy m.in. profil Urlopowicze na Facebooku, na którym zamieszczamy ciekawostki i informacje przekazywane przez wystawców. Przygotowujemy dedykowane zaproszenia elektroniczne, z których może skorzystać wystawca. Bardzo ważne jest również, aby samemu aktywnie zapraszać klientów i odwiedzających na targi. Jako organizator słuchamy wystawców i staramy się dotrzeć do wskazanych grup odbiorców. Ci najprężniejsi wiedzą jednak, że warto samemu wcześniej zaprosić partnerów. Przypominamy wystawcom, aby informowali nas o tym, co przygotują na stoisku i jakie będą atrakcje. Dzięki temu również my zachęcamy odwiedzających do zapoznania się z ofertą wystawców" - zapewnia Andrzej Kozłowski.

Dziś wiele osób spekuluje, iż internet zastąpi "wszystko" - nie wydaje się to prawdopodobne. Wprawdzie internet jest fantastycznym narzędziem i pozwala na wiele, ale kontakt osobisty, możliwość rozmowy są także ważne. Tutaj na marginesie można zauważyć, iż wielu potentatów rynkowych omija targi szerokim łukiem. Wybór oczywiście należy do firmy, bo koszty wystawienia się są spore (duża firma z reguły oznacza duże stoisko i sporo ludzi). Z drugiej strony, duże firmy, dysponujące uznanymi na rynku markami i przez to przyciągające klientów na targi mogą liczyć na upusty cenowe.

Wielokrotnie spotkaliśmy się z sugestiami, że wiele dużych firm po prostu nie ma ochoty na rozmowy. Na targach bowiem mogą stoisko odwiedzać np. byli agenci/kontrahenci, z którymi nagle rozwiązano umowy, (współ)pracownicy, którzy czują się zawiedzeni/nieopłaceni, osoby niezadowolone z jakości usług... to poważny ciężar i nie każdy go może udźwignąć.