PIT zainterweniował w MSZ w sprawie wiz dla obywateli ze Wschodu

W związku z problemami wizowymi, Polska Izba Turystyki już po raz kolejny zainterweniowała w Departamencie Konsularnym MSZ. Dariusz Wojtal podpisał list skierowany do Jacka Junosza Kisielewskiego, p.o. Dyrektora Departamentu Konsularnego MSZ.

List zawierał wyjaśnienia oraz uwagi dotyczące pracy polskich biur turystyki przyjazdowej, a także problemów wizowych z tym związanych.

Biura podróży, które specjalizują się w obsłudze ruchu turystycznego w zakresie turystyki przyjazdowej obejmującej między innymi kraje byłego ZSRR opierają swoją działalność na podpisanych umowach z firmami turystycznymi, które prowadzą działalność na wymienionym obszarze. Umowy określają zasady współpracy, rozliczeń oraz dotyczą obsługi klientów na terenie Polski.

W rzeczywistości współpraca wygląda w sposób następujący:
- współpracujące z Polską biuro podróży na zlecenie swojego klienta dokonuje rezerwacji usług turystycznych na terenie Polski, czyli zakwaterowania, zwiedzania, wyżywienia i innych,
- za wszystkie usługi partner pobiera od klienta pełną odpłatność,
- po potwierdzeniu przyjęcia zamówienia do realizacji, partner przekazuje klientowi oryginał polskiego vouchera, na którym wyszczególnia wszystkie zamówione usługi,
- klient po przyjeździe do Polski wszystkie zamówione usługi (nocleg, wyżywienie, transfer, zwiedzanie) otrzymuje na podstawie posiadanego vouchera,
- polski touroperator obciąża zagranicznego partnera za wszystkie zamówione świadczenia,
- za realizację zamówionych usług zagraniczny partner rozlicza się z polskim touroperatorem na podstawie wystawianej faktury,
- polskie instytucje, które świadczą usługi na rzecz klienta, np. obiekt hotelowy obciążają polskiego touroperatora i na takiej podstawie otrzymują zapłatę,
- rezerwacje mogą dotyczyć zarówno klientów indywidualnych, jak i grup.

Istotną sprawą są rozliczenia. Obowiązuje zasada, że im większy polski touroperator tym zasady rozliczeń z polskimi usługodawcami dopasowane są odpowiednio do jego możliwości oraz potrzeb. Duże znaczenia ma rozliczenie z obiektami noclegowymi. Zazwyczaj współpraca oparta jest na zasadzie pobierania allotmentów, czyli touroperator z góry płaci za zamówioną ilość pokoi w danym obiekcie. W przypadku Zakopanego opłatę taką trzeba wnieść minimum 6 miesięcy przed przyjazdem klienta. Brak lub ograniczenia w możliwości wizowania przez zagranicznych touroperatorów wiąże się ze znacznymi stratami finansowymi. Nie zarobi zagraniczny kontrahent, jednak realna strata będzie po stronie polskiej.

Obiekt daje touroperatorowi określoną pulę pokoi, ale jednocześnie nakłada na niego obowiązek przekazania list z nazwiskami klientów 3 dni przed przyjazdem. W momencie składania dokumentów wizowych, obiekt nie jest jeszcze w stanie potwierdzić dokonania rezerwacji dla danej osoby. Taką możliwość ma tylko touroperator.

Zazwyczaj rozliczenia polskich touroperatorów z polskimi obiektami noclegowymi dokonywane są cyklicznie, np. tylko raz w miesiącu. Polscy touroperatorzy również zazwyczaj cyklicznie obciążają swoich większych kontrahentów zagranicznych. Dlatego też kontrahent nie może dołączać do wizowanych klientów indywidualnych lub grup potwierdzenia z hotelu zapłaty za konkretne imprezy.

Polski touropetrator zazwyczaj zapewnia następujące dokumenty:
- voucher - większość polskich touroperatorów przekazuje swoim zagranicznym kontrahentom oryginalne vouchery. Dokument ten potwierdza zamówione oraz opłacone świadczenia. Vouchery są zwykle drukami ścisłego zarachowania. Oprócz informacji na temat zamówionych usług oraz danych personalnych klienta, zawierają też pieczątkę polskiego touroperatora oraz dane i pieczęć sprzedającego. W przypadku grup voucher określa ilość osób, które wymienione są w załączonej do niego liście opieczętowanej przez polskiego touroperatora.
- potwierdzenie rezerwacji. Polski touroperator za każdym razem potwierdza mailem lub fakem usługi, które zamówił i opłacił kontrahent. Potwierdzenie drukowane jest zazwyczaj na papierze firmowym i zawiera dane klienta, czyli imię i nazwisko, numer paszportu, okres pobytu w Polsce oraz zakres usług.

Polska Izba Turystyki wnioskuje o uwzględnienie wymienionych niżej zasad obowiązujących w polskich konsulatach na Wschodzie:
- brak limitów ilościowych w stosunku do firm, które współpracują z polskim konsulatem (tak jak jest obecnie w Moskwie).
- brak limitów odnośnie ilości składanych aplikacji przez dane biuro podróży. Obecnie niektóre konsulaty ograniczają ilość składanych wiz do 5 lub 10 dziennie. Natomiast autokar turystyczny zabiera jednorazowo 40-50 osób. Lokalne biuro nie mając pewności, że złoży aplikacje wszystkich uczestników w terminie zazwyczaj rezygnuje z oferowania wyjazdów do Polski na swoim rynku.
- uwzględnianie interesu strony polskiej przy analizowaniu dokumentów załączonych do ankiety wizowej. Bardzo ważna jest wiarygodność polskiego touroperatora. Miejscowe biuro jest tylko sprzedawcą, a strona organizacyjna i największe ryzyko, w tym też finansowe, spoczywa na polskim touroperatorze.

Polska Izba Turystyki proponuje korzystanie z jej pomocy. Zapewnia, że udzieli informacji na temat swojego członka, a może też wydać opinie pisemne. Oprócz członkostwa w PIT wiarygodność biura określa również przynależność do Forum Turystyki Przyjazdowej, które działa przy Polskiej Organizacji Turystycznej.

PIT chce również wypracowania zasad obsługi lokalnych biur podróży przez polskie placówki konsularne poprzez określenie:
- zasad akredytacji, opartej na realnej współpracy z polskimi touroperatorami,
- dni, godzin, składania aplikacji wizowych przez biura podróży,
- terminów składania aplikacji grupowych, tak aby istniała możliwość złożenia dokumentów całej grupy przed wyjazdem.

W liście zaznaczono: "Zdajemy sobie sprawę, że część z naszych postulatów jest realizowana przez polskie konsulaty. Chodzi o ich ujednolicenie, tak abyśmy mogli naszym członkom przekazywać na bieżąco zasady, do jakich powinni się dostosować."

PIT chce także przygotować pismo w języku rosyjskim, które będzie określać zmiany w zasadach wizowych. Członkowie PIT pismo to mieliby wysłać swoim kontrahentom. Pozwoliłoby to z wyprzedzeniem przygotować się do sezonu zimowego oraz uniknąć niepotrzebnych spiętrzeń w okresie przedsylwestrowym.

W załączeniu do listu, PIT przekazał wzory vouchera oraz potwierdzenia rezerwacji firmy Intourist Polska oraz listę rosyjskich, ukraińskich i białoruskich biur podróży, które współpracują z polskimi firmami członkowskimi.