Odpowiednia polityka podróży służbowych ogranicza koszty firmy

Polacy coraz częściej wyjeżdżają służbowo - wynika z danych eSKY.pl. Delegacji na terenie kraju było w ubiegłym roku o 7 proc. więcej, a zagranicznych o 15 proc. Koszt delegacji pozostaje kluczowym czynnikiem dla firm. Dzięki wprowadzeniu odpowiedniej polityki, która ułatwi zarządzanie podróżami służbowymi i kontrolę nad ich budżetem, w firmie możliwe są oszczędności na poziomie 20-25 proc.

"Wprowadzając politykę podróży, możemy bardzo łatwo wygenerować oszczędności rzędu 20-25 proc. Jest to możliwe, kiedy będziemy mieli kontrolę nad naszym budżetem i wprowadzimy zasady, które jasno określają, gdzie kupujemy, za ile, w jakich kategoriach hoteli nocujemy, w jakiej klasie podróżujemy. Na pewno rośnie świadomość tego, że polityka podróży jest coraz ważniejsza" - mówi agencji informacyjnej Newseria Biznes Paweł Rek, dyrektor generalny Amadeus Polska, firmy dostarczającej rozwiązania w sektorze lotnictwa, transportu i turystycznym.

Jak wynika z analizy serwisu eSKY.pl, podróże biznesowe krajowych przedsiębiorców i pracowników najczęściej odbywają się po Polsce. W ubiegłym roku najbardziej popularna była trasa z Warszawy do Gdańska, na której liczba podróży zwiększyła się o 19 proc. w stosunku do 2013 roku. Nieco mniej popularne w segmencie podróży służbowych było połączenie z Warszawy do Wrocławia, które z kolei straciło pasażerów. Trzecia pod względem popularności była trasa z Warszawy do Katowic.

Z analizy eSKY.pl wynika również, że rośnie liczba i wartość biletów lotniczych kupowanych w klasie biznes na kierunkach zagranicznych. W 2014 roku nabyto ich o 15 proc. więcej niż rok wcześniej. Zmieniają się także średnie ceny. O ile w 2013 roku za jeden taki bilet płacono przeciętnie 1224 zł, o tyle w 2014 roku już 1253 zł.

"Duży wpływ na budżety podróży służbowych miał kryzys 2009 roku, kiedy to bardzo wiele przedsiębiorstw, nawet tych, które niekoniecznie musiały oszczędzać, wprowadziło odpowiednie metody, żeby zmniejszyć wydatki na podróże oraz ich liczbę" - wskazuje Rek. - "W tej chwili sytuacja się już ustabilizowała i od mniej więcej dwóch lat widzimy, że czasy kryzysu mamy już raczej za sobą"

Jak podkreśla, widoczny jest rozwój narzędzi i systemów służących do telekonferencji. Zastąpiły one część wyjazdów, ale głównie wewnętrznych, a nie z klientami.

"Podróżowanie w interesach jest wciąż bardzo ważne, dlatego że w wielu wypadkach dużo efektywniej rozmawia się na miejscu niż telefonicznie. Niektórych interesów nie uda się załatwić poza salą spotkań" - zauważa Paweł Rek.

To jednak nie oznacza, że firmy nie chcą w tym sektorze oszczędzać. Z badań Amadeusa wynika, że co trzecia firma planuje ograniczyć koszty delegacji, zastrzegając jednak, że nie chce zmniejszać ich liczby.

Jak wskazuje Rek, jedną z metod oszczędzania jest rezerwacja online.

"W Stanach Zjednoczonych już ponad połowa podróży rezerwowana jest za pomocą narzędzi online - informuje Paweł Rek. - W Europie nieco mniej. Prym wiedzie Skandynawia, która ma ponad 40-proc. udział w tego rodzaju rezerwacjach podróży służbowych.

Pracownicy firm i same przedsiębiorstwa czy osoby zarządzające oczekują przy tym, jak twierdzi Paweł Rek, że wszystkie usługi dostaną w jednym miejscu, a dostęp do informacji będzie bardzo łatwy. Liczą na większą automatyzację całego procesu planowania wyjazdu i narzędzia, które umożliwią oszczędności.