Przyglądamy się wdrożeniom do systemów rezerwacyjnych

Sporym zainteresowaniem cieszył się nasz artykuł dotyczący wdrażania touroperatorów do systemu rezerwacyjnego Merlin X. Idąc tym tropem postanowiliśmy zapytać jak wygląda taka procedura w przypadku systemów należących do Synerway'a, a więc Blue Vendo, Blue Vendo TOM oraz TOM.

O procesie wdrażania do systemu Merlin X pisaliśmy w artykule MerlinX - opłaca się poczekać?

Jakie kroki powinien przedsięwziąć organizator turystyki chcący wdrożyć się do Blue Vendo bądź TOM-a?

"Nawiązanie współpracy na systemy Blue Vendo oraz Blue Vendo TOM jest bardzo proste. Zwykle po jednym spotkaniu i poznaniu specyfiki oferty organizatora pokazujemy mu jak ją wprowadzać do systemu. Po podpisaniu umowy i opłaceniu opłaty aktywacyjnej, co trwa zwykle maksymalnie 2-3 dni rozpoczynamy wdrożenie" - informuje Krzysztof Gelert z Synerway'a. "Po podpisaniu umowy w max. tydzień jest zakładana i konfigurowana baza (wedle wcześniej otrzymanych wytycznych). Następnie odbywa się szkolenie, na którym biuro zapoznaje się z techniką modelowania ofert, obsługi rezerwacji, modułu księgowego oraz modułu raportów" - dodaje.

Po wprowadzeniu oferty do systemów Blue Vendo lub Blue Vendo TOM, następuje jej eksport do systemu agencyjnego TOM. "W momencie gdy otrzymujemy informację, że oferta organizatora jest już wprowadzona do systemu Blue Vendo lub Blue Vendo TOM rozpoczynamy wdrożenie do systemu TOM. Trwa to zwykle od 2 do 4 dni. W zależności jak rozbudowana jest oferta organizatora tzn. ile ma kierunków, obiektów, rodzai wyżywienia itd. Na W momencie gdy oferta jest już do nas zaciągnięta rozpoczynamy testy, które trwają zwykle jeden dzień. Nigdy nie oddajemy produktu agentom bez gruntownych testów i co najmniej kilku rezerwacji. Po sprawdzeniu czy pełna oferta się prezentuje (kierunki, hotele itd.) dział supportu TOM przekazuje informację do menadżera TOM i samego organizatora, że możemy uruchomić ofertę i przekazać informację agentom. Zazwyczaj na następny dzień agenci w całej Polsce mają już możliwość przeglądania i rezerwowania oferty w systemie TOM." - opisuje Krzysztof Gelert.

Opinie wśród touroperatorów na temat systemów BV i TOM są rozbieżne. "Współpraca z Blue Vendo układała się dobrze od samego początku. Oczywiście pojawiały się pewne niedociągnięcia, natomiast były one szybko wyjaśniane. Od początku współpracy nie mieliśmy żadnych problemów z pomocą techniczną oferowaną przez system. Przedstawiciele Blue Vendo przyjeżdżali do naszego biura żeby przeprowadzić szkolenia dla pracowników" - komentuje dyrektor ds. marketingu Air Tours Cracow Liwiusz Misiaszek

Swoje zastrzeżenia zgłasza dyrektor generalny Biura Podróży WADI "Na Wschód" Artur Piszczek. "Wdrożenie jest stosunkowo szybkie to fakt i prawda, opłata za co miesięczne korzystanie to około 400 PLN brutto. Wpisywanie ofert nie jest niestety takie proste, system tworzą informatycy którzy nie zawsze rozumieją potrzeby touroperatora. Problemem jest tez fakt, że system TOM jest stosunkowo mało popularny i... agenci w ostatnim czasie od niego uciekają. Następuje śmieszna sytuacja: mamy system dla touroperatora, mamy oferty touroperatorów, ale nie mamy agentów którzy by je sprzedawali" - komentuje.

Krzysztof Gelert informuje, że z systemu TOM korzysta obecnie ponad 1900 agentów. "Chwilowe zmniejszenie liczby agentów spowodowane jest ogólnym spadkiem biur agencyjnych w Polsce. Część agentów nie wytrzymała po kolejnym ciężkim sezonie. Standardowo w okolicach stycznia liczba ta zaczyna się zwiększać" - dodaje.

Ile trwa wdrożenie systemów? Przedstawiciele Synerway'a podkreślają, że atutem ich systemów jest szybkie przeprowadzanie tego procesu.

Krzysztof Gelert zapewnia, że oferta jest gotowa do sprzedaży w maksymalnie miesiąc (w głównej mierze ten proces zależy od samego touroperatora) i pokrótce przedstawia terminy realizacji wdrożenia oferty:

• Założenie bazy: max 1 tydzień
  
• Szkolenie: 1 dzień
  
• Wprowadzenie oferty: uzależnione od skomplikowania oferty, ok 2 tygodnie
  
• Testy: 1, 2 dni

"Jeśli touroperator jest przygotowany to wdrożenie może potrwać do miesiąca. Jeżeli natomiast nie jest - siłą rzeczy potrwa to dłużej. Warunek jest taki, że organizatorowi musi zależeć na odpowiednim przygotowaniu się do wejścia do systemu. Trzeba mieć przygotowany produkt, aby móc go wprowadzać do systemu od początku i móc testować jak wyświetla się oferta przed uruchomieniem jej już w systemie produkcyjnym" - pisze Liwiusz Misiaszek.

Nie ma doskonałych systemów, każdy z nich posiada swoje zalety i wady. Patrząc okiem organizatora turystyki, Artur Piszczek pokusił się o podsumowanie jednych i drugich w odniesieniu do systemu TOM. Do zalet tego rozwiązania zaliczył miłą, spokojną grafikę, wsparcie serwisu, starania pracowników o pozyskanie agentów i sensowne propozycje pracowników TOM-a przy rozwiązywaniu problemów. Z kolei do jego wad zaliczył zbyt małą popularność systemu, skomplikowany, w jego ocenie, system wprowadzania danych, brak reklamy systemu i danych organizatorów.

Odnosząc się do zarzutów odnośnie braku reklamy systemu Krzysztof Gelert pisze: "mailing do agentów korzystających z TOM, mailing do grupy około 3000 agentów w Polsce, umieszczenie informacji na naszej stronie WWW - to niektóre z akcji marketingowych prowadzonych przez nas."

Warto pamiętać, że samo pojawienie się w jakimkolwiek systemie rezerwacyjnym to dopiero początek drogi. Nawet najdoskonalszy z systemów nic nie da, jeżeli touroperator nie da się poznać agentom i nie zaznajomi ich ze swoją ofertą.